Как получить свое или нехитрые секреты управления дебиторской задолженностью

strategii-raboty

«Управление дебиторской задолженностью» звучит сложно, правда?

На самом деле не всегда. Чтобы так было, нужно помнить о нескольких простых вещах:

  • Кто не управляет дебиторкой, терпит убытки
  • Профилактика образования долгов всегда лучше и легче взыскания
  • Заниматься дебиторской задолженностью нужно системно, т.е. постоянно, а не время от времени (когда масштаб трагедии уже зашкаливает)
  • Важно правильно оформлять первичные документы
  • В том, чтобы дебиторка не накапливалась , должны быть заинтересованы не только собственники бизнеса и/или директор, а непосредственные исполнители.

Итак, зачем ею управлять?

Часто даже в тех компаниях, где финансами вроде бы занимаются, интересуются, в основном, финансовыми результатами, такими, как прибыль по управленческому отчету о прибылях и убытках (Profit & Loss) или чистый денежный поток по отчету о движении денежных средств (Cash Flow).

Между тем, показатель  «дебиторская задолженность» не входит не в один из этих отчетов. Это не доход и не расход и не денежная транзакция (не поток денег), а сальдо (остаток) расчетов с контрагентом (покупателем).

В итоге прибыль остается «бумажной» (начисленной, но не полученной).

То есть, если вы не хотите терять деньги, важно не только продать, качественно оказать услуги, но и управлять  дебиторской задолженностью.

  1. Профилактика

Прощe  всего управлять так, чтобы не приходилось ничего делать. Тем, у кого договоры или сделки предполагают 100%-ую предоплату, и поставка, работа или услуга не начинается, пока не придут деньги в полном объеме, тратить энергию и время на работу с дебиторами не приходится.

Однако осталось мало таких ниш, где такие сделки приносят максимальную прибыль при 100% предоплате.

Если вы продаете с условием «деньги вперед», значит, вы

  • либо уступаете в цене,
  • либо у вас нет конкурентов, что маловероятно
  • либо даете такую ценность, что покупатель готов даже на предоплату при высокой цене

Но, скорее всего, вы могли бы продавать с большей прибылью, если продавали бы рассрочку.

Также для профилактики образования долгов:

  • Важно, чтобы в договоре был прописан четкий срок оплаты;
  • Лучше прописать в договоре пени за просрочку;

 

  • Вовремя выставить счет, накладную, акт.

Если Вы качественно выполнили то, что обещали, клиент благодарен Вам. Но это состояние , естественно, быстро утихает и даже проходит. Важно напомнить ему об оплате и оформлении подтверждающих документов (акт, накладная) в день радостных вестей.

Если оплата не поступила, важно не тянуть с напоминанием, позвонить прямо на следующий день после обещанного платежа. Одновременно нужно получить подпись на накладной или акте оказанных услуг/выполненных работ.

Помните, что все это должны делать замотивированные сотрудники. Более того, у них должен быть инструмент, с помощью которого удобно контролировать дебиторскую задолженность. Одним из таких инструментов является платежный календарь. Плановые поступления от дебитора выставляются в нем, как только подписан договор. Если оплата не поступила вовремя, сотрудник звонит заказчику и узнает, когда оплата поступит, а платеж отодвигает вправо.

Если после 2-3 напоминаний об оплате клиентом исполненных вами обязательств, деньги не поступили, нужно, чтобы ответственный сотрудник предупредил клиента,  что через определенное количество дней он будет вынужден отправить претензию.

Очень важно отправить или вручить претензию так, чтобы у вас на руках остались доказательства. Это могут быть подпись с расшифровкой уполномоченного лица заказчика или опись вложения в почтовое  отправление (письмо) и уведомление о вручении.

Через какое-то (непродолжительное) время ваш юрист говорит клиенту, что готовит иск и тогда должник понесет дополнительные расходы. Если юрист сторонний, то затраты увеличатся еще и на оплату его услуг. Часто на этом этапе деньги поступают  туда, где им и следовало быть.

Худой мир лучше хорошей войны, поэтому нужно отладить процессы предотвращения образования дебиторки и ее досудебного погашения.

2016-10-05